Miejsce Pracy, 25 sierpnia 2016

Wydawałoby się, że 8 godzin to wystarczająco dużo czasu, aby wywiązać się codziennych obowiązków w pracy. A mimo to… coś „było na wczoraj”, wszystko musimy „wykonać ASAP” i znowu „mamy poślizg”. Wielu z nas czuje niedosyt po przepracowanym dniu. Dlaczego? Co można zrobić, aby czas w pracy był efektywny i bardziej satysfakcjonujący? Niżej siedem wskazówek.

Planowanie

Najlepiej rozpocząć od ustalenia konkretnych celów – nie tylko tych, które chcemy osiągnąć w danym dniu, ale przede wszystkim tych, które mamy zrealizować w dalszej perspektywie. Cele długoterminowe łatwiej podzielić na krótkoterminowe, a te na poszczególne zadania i czynności mające przybliżyć nas do realizacji celu założonego w danym dniu. Czynności i zadania możemy planować na przeróżne sposoby, np. poprzez określenie, ile czasu poświęcimy na daną czynność – od 12:00-13:00 wysyłanie maili – lub też określenie konkretnej liczby, którą chcemy w danym dniu zrealizować – wysłanie 10 maili z ofertą. Plan zobrazuje nam jasno, jakie zadania mamy wykonać, w jakich ilościach i w jakim przedziale czasowym. Dzięki temu efekt naszej pracy staje się mierzalny i widoczny, a przez to bardziej satysfakcjonujący.

Deadline

Ustalenie konkretnego terminu, w którym plan powinien zostać zrealizowany, również wpłynie na efektywność naszej pracy. Ustalony DDL zmobilizuje nas do podjęcia działań i większego zaangażowania, aby skończyć zadanie zgodnie z zaplanowanym terminem. Gdy widzimy przed sobą konkretny cel, łatwiej nam do niego dążyć.

Ustalenie priorytetów

Podczas ustalania zakresu zadań na dany dzień lub tydzień, pamiętajmy o zachowaniu rozsądku. Pracę ułatwi określenie, które z zadań ma większy priorytet. Pozwoli to rozróżnić aspekty, którymi należy zająć się w pierwszej kolejności od tych, na które można poświęcić mniej czasu, uwagi lub które – w razie nagłych sytuacji – można przełożyć na później bez obaw, że będzie to miało negatywne skutki.

Wykorzystanie narzędzi ułatwiających zaplanowanie pracy

Aplikacje typu Rescue Time, Timecamp czy Tom’s Planner ułatwiają rozplanowanie czasu pracy. Warto przyjrzeć się im i przetestować ich skuteczność. Choć czasem wystarczy zwykła tabelka utworzona w programie Exel na własne potrzeby. Warto również przemyśleć wykorzystanie innych narzędzi ułatwiających pracę przy komputerze, tj. GoogleDocs czy Dropbox.

Realizacja

Ułożenie planu to jedna strona medalu, a właściwie jeden ze środków pomagających osiągnąć cel. Rzeczywiście rozpisanie celów i zadań jest czynnością wymagającą koncentracji i wysiłku, jednak kluczowym punktem jest podjęcie działań i realizacja planu.

Ograniczenie rozpraszaczy

Nic tak nie zaburza planu pracy jak „pożeracze czasu”. W miejscu pracy bez wahania można obarczyć winą portale społecznościowe oraz plotkowanie. W jaki sposób nie dopuścić do tego, by wspomniane czynniki rozpraszały nas? Przede wszystkim należy skupić się na wykonywanym zadaniu. A przyjemności pozostawić na moment, gdy wywiążemy się z codziennego zakresu obowiązków. Zastanówmy się, czy warto zostawać po godzinach z powodu „szybkiego” przejrzenia Facebooka czy „krótkiej” rozmowy w biurowej kuchni. Może jednak lepiej umówić się z kolegami z openspace po pracy i wypić kawę w przyjemnej kawiarni po drugiej stronie ulicy?

Relaks po pracy

Efektywna praca jest możliwa jedynie w sytuacji, gdy jesteśmy wypoczęci i zrelaksowani. Dlatego ważne jest zaplanować po pracy aktywność i odpoczynek po wyczerpującym dniu pracy. Zajęcia jogi, spacer z psem, ulubiona lektura czy realizacja hobby niewątpliwie pozwolą nam uwolnić umysł od zadaniowej gonitwy myśli, a w kolejnym dniu wrócić do biura z nową energią.