Dwight Eisenhower a zarządzanie czasem?
Generał Dwight Eisenhower jest znany głównie jako 34. prezydent Stanów Zjednoczonych. Pełnił dwie kadencje na tym stanowisku. Wśród jego zasług znalazło się powołanie do życia DARPA (właściwie dzięki niemu to czytasz, inaczej internet mógłby nie powstać), utworzenie NASA czy podpisanie Atomic Energy Act. W czasie jego prezydentury do terytorium USA przyłączono też Alaskę i Hawaje. Szczegółowy opis działalności zająłby niejedną książkę. A to przecież tylko jedna postać. Jak mu się udało dokonać tego wszystkiego? Badacze jego życia w większości są zgodni – prezydent Eisenhower był jedną z najbardziej poukładanych i zorganizowanych osób na świecie.
Jest twórcą tzw. „Macierzy Eisenhowera”, czyli schematu, który pozwala priorytetyzować działania. Zasłynął też powiedzeniem „To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne” które można uznać za esencję tej metody.
Czym jest macierz Eisenhowera – zadania ważne i pilne
Istotą tej koncepcji jest podział wszystkich zadań na pilne i ważne.
Zadania pilne to takie, które wymagają natychmiastowej uwagi i działania. Wydarzają się nagle, poza naszą kontrolą. Konieczność spontanicznego reagowania budzi stres, frustrację i obawę przed błędem.
Zadania ważne są istotne z długofalowego punktu widzenia. Kwestie najistotniejsze rzadziej wymagają działania szybkiego, raczej wymagana jest szczególna rozwaga. Mogą stać się pilne, zwykle, gdy przez nasze przeoczenie lub celowe odkładanie spraw nieprzyjemnych ulegną przeterminowaniu.
Z czego składa się Macierz Eisenhowera?
Jak widzisz na powyższym przykładowym schemacie, macierz przyjmuje postać podobną do układu współrzędnych. Swoje zadania powinieneś rozpisać na jednej z czterech ćwiartek:
-
Pilne i ważne
część lubiana przez nas najmniej. Sprawy umieszczone tutaj wymagają natychmiastowej reakcji i są bardzo istotne. Zaliczają się do niej wszelkie kryzysy, wypadki, kwestie przeoczone w terminie. Przykłady: choroba Twoja lub członka bliskiej rodziny, zepsute auto, zbliżający się nieuchronnie termin przesłania dokumentów przetargowych czy niezadowolony klient opisujący swoje uwagi w social mediach firmy.
Rada:
Unikaj sytuacji, w których zadania gromadzą się w pierwszej ćwiartce. Oczywiście nie w każdym zawodzie jest to możliwe (makler giełdowy czy specjalista od social media ma niewielki wpływ na sygnały płynące z otoczenia). Podobnie trudno mieć wpływ na wypadki losowe czy choroby. Jednak, spójrz prawdzie w oczy – ilu kryzysów mógłbyś uniknąć, gdyby nie prokrastynacja i zapominalstwo? Lepsza organizacja, prowadzenie kalendarza i nieodwlekanie nieprzyjemnych czynności w konsekwencji zmniejszają napięcie i ilość stresu w życiu.
-
Ważne, niepilne
Tutaj umieść wszystkie rzeczy, które są dla Ciebie istotne, ale nie mają konkretnego terminu realizacji. Zwykle znajdują się tu relacje z bliskimi i samorozwój oraz planowanie długo i krótkoterminowe życia prywatnego i zawodowego. Przykłady elementów drugiej ćwiartki: nauka nowych umiejętności (np. języka obcego), hobby, czytanie bajek dziecku, siłownia, przegląd auta, kontrola swojego stanu zdrowia.
Rada:
Poświęcaj drugiej ćwiartce jak najwięcej czasu. Ma największe znaczenie dla szczęścia i samorealizacji. To trudne, zwłaszcza jeśli gromadzą się kwestie pilne i ważne. Jednak jeśli prawidłowo, jak Eisenhower, ustawisz swoje priorytety, zauważysz znaczącą poprawę jakości życia. Zaniedbane kwestie z ćwiartki drugiej migrują do pierwszej – a stąd bierze się wiele naszych problemów. Regularne badania lekarskie pozwalają uniknąć chorób, a dopilnowane przeglądy samochodu minimalizują ryzyko awarii w najmniej odpowiednim momencie. Nie wspominając już o tym, że zaniedbanych relacji międzyludzkich nie da się odbudować w jeden dzień.
-
Pilne i nieważne
chociaż wydaje się to niemożliwe, całkiem sporo rzeczy związanych z pracą zawodową powinno tu wylądować. Piętrzące się maile od współpracowników, które niewiele wnoszą, robota papierkowa, przysługi dla innych osób. Największy problem w tym, że ćwiartka trzecia bardzo często „udaje” pierwszą. Sztuką jest uczenie się ich rozróżniania i odwaga w określaniu niektórych kwestii błahymi.
Rada:
W miarę możliwości deleguj zadania trzeciej ćwiartki. Być może mogą wyręczyć cię współpracownicy, a może firma outsourcingowa? Ważna jest też umiejętność odmawiania, zwłaszcza, że trzecia ćwiartka gromadzi wszystkie prośby innych osób. Dawka zdrowego egoizmu jest potrzebna każdemu z nas!
-
Niepilne i nieważne
ta ćwiartka wymaga najmniej wyjaśnień. Znajdują się tu wszystkie rzeczy, które zaburzają Twoją produktywność i nie przyczyniają się do Twojego rozwoju lub odpoczynku. Nie oznacza to, że wszystko, co nie jest pracą, jest niepilne i nieważne – rozrywka i relaks są bardzo istotne dla Twojego samopoczucia. Tutaj lądują za to plotki, bezcelowe scrollowanie Facebooka, oglądanie niektórych programów telewizyjnych („Trudne Sprawy” mogą się rozgościć w 4 ćwiartce, ale program na Discovery już niekoniecznie). Inne rzeczy eliminuj.
Rada:
Spisz na kartce wszystkie pochłaniacze czasu, które u siebie obserwujesz. Ich uświadomienie pozwala na łatwiejsze zwalczanie. Jak to robić? Mam znajomego, który za każdym razem, gdy łapie się na entym przeglądaniu tablicy facebookowej lub graniu w gry na komórce robi serię pompek. Podobno działa, a na dodatek wywołuje wybuchy śmiechu u współpracowników. Może warto spróbować? ?
Próbowałeś już macierzy Eisenhowera w praktyce? Jeśli nie, nadchodzi długi weekend. Znajdź chwilę na jej stworzenie i od poniedziałku odzyskaj kilka dodatkowych, cennych minut lub godzin dla siebie!
