Niemcy są znani na całym świecie z doskonałej organizacji. Nic dziwnego więc, że metoda zarządzania czasem ALPEN ma coś wspólnego z Niemcami, chociaż wcale nie są to Alpy. Jeśli imponuje Ci efektywność naszych zachodnich sąsiadów, ten tekst jest właśnie dla Ciebie! Zdradzę Ci sekret udanego i produktywnego dnia.
Na czym polega metoda ALPEN?
ALPEN jest jedną z najprostszych ale i najbardziej efektywnych metod zarządzania czasem. Wcielić w życie możesz ją właściwie od dziś. Jego sednem jest tworzenie dokładnego harmonogramu dnia (wieczorem dzień wcześniej lub o poranku dnia właściwego) i podzielenie zadań według określonych reguł. Dlaczego ALPEN? To akronim, pochodzący od niemieckich słów. Jakich? Odpowiedź poniżej.
A jak Aufgaben
Stwórz listę zadań, które czekają Cię w konkretnym dniu. Będzie najłatwiej, jeśli podgrupujesz je tematycznie. Zakupy, maile, spotkania, telefony, zakupy, sprzątanie i wszystkie codzienne czynności powinny znaleźć tu swoje miejsce. Jeśli wiele z nich jest powtarzalnych, możesz zastąpić je symbolami lub skrótami. Pamiętaj tylko, by zachować spójność w ich stosowaniu.
Ja jestem zwolennikiem tworzenia ich w formie elektronicznej (np. za pomocą Trello, Any.Do czy ToDoIst). Dzięki temu powtarzalne czynności przenoszone są po prostu do nowej karty, gotowe do ponownego wdrożena. Jeśli jednak jesteś zwolennikiem teorii, że słowo pisane ma moc – nic nie stoi na przeszkodzie używania notesów lub kalendarza. Powiem więcej – ta satysfakcja ze skreślenia wykonanej rzeczy sprawia, że czasem mam ochotę wrócić do „analogowych” zapisków!
L jak Länge schätzen
Wiesz już, co musisz zrobić? Ustal teraz, ile czasu Ci to zajmie. Przyznaj każdej czynności liczbę minut lub godzin, która pozwoli Ci je ukończyć. Bądź realistą i stawiaj cele do zrealizowania. Inaczej okaże się, że większość zadań przeniesie się na kolejny dzień lub jakość działań pozostawi wiele do życzenia. Estymowanie czasu jest też ważne w zachowaniu work-life balance. Jeśli praca przeznaczona na najbliższy dzień łącznie, według wyliczeń, zajmie Ci 20 godzin, to czas przeorganizować swoją codzienność.
P jak Pufferzeiten einplanen
Czas na planowanie! Jednak w metodzie ALPEN nie chodzi o dokładne wypełnienie każdej minuty, lecz około 60% czasu. Pozostałe 40% to strefa bezpieczeństwa, która daje Ci komfort “przewidzenia nieprzewidzianego”. Dzięki temu redukujesz poziom stresu I staniesz się mniej sfrustrowany. Zasada 60/40 nie jest sztywna. Jeśli Twoja codzienna działalność jest powtarzalna I przewidywalna, możesz planować np 75 lub 80% czasu. Jeśli jednak pracujesz w branży, w której codziennie jesteś zaskakiwany (np. obsługa klienta czy marketing) planuj mniej – 30-40%.
Co, jeśli wykonasz przed czasem plan na dziś? Nie spoczywaj na laurach – zacznij wykonywanie tego, co wyznaczyłeś sobie na kolejny dzień. Może to być także czas przeznaczony na Twoją kreatywność, nowe pomysły i projekty.
E jak Entscheidungen treffen
Stosując metodę ALPEN nie unikniesz priorytetyzacji zadań. Właśnie na tym polega krok czwarty. O tym powstał niedawno na naszym blogu osobny tekst – a dokładnie o macierzy Eisehnowera. Według mnie to najlepszy sposób na odróżnienie rzeczy ważnych od nieistotnych.
N jak Nachkontrolle
Ostatni krok to kontrolowanie postępu prac. Im więcej czasu będziesz stosować metodę ALPEN, tym łatwiej będzie Ci unikać błędów, jak przeszacowanie lub niedoszacowanie poszczególnych czynności. Odhaczaj, wykreślaj lub w inny sposób oznaczaj wykonane zadania. Te, których nie udało się zrealizować, przenieś na dzień następny.
Zalety zarządzania czasem metodą ALPEN
Co zyskasz dzięki wdrożeniu ALPEN w życie?
- Łatwiej osiągniesz zamierzone cele
- Wyeliminujesz rozpraszacze
- Ważne sprawy przestaną Ci umykać
- Zaoszczędzisz czas
- Zmniejszysz poziom stresu
- Uporządkujesz swoje życie
Tak prosta metoda, a tyle korzyści! Zachęcam Cię do jej wypróbowania, bo daje duże efekty przy niewielkim nakładzie pracy i energii. Daj znać w komentarzu, czy u Ciebie się sprawdza!
