Informacja zwrotna zarówno w życiu codziennym, jak i podczas przeprowadzania procesu rekrutacji jest niezwykle istotnym elementem komunikacji z drugim człowiekiem. Dostarcza unikalnej wiedzy osobom poszukującym pracy oraz pracodawcom, dążącym do usprawnienia funkcjonowania swojej firmy. Mimo to, wciąż częstą bolączką zgłaszaną przez kandydatów jest brak informacji zwrotnej dotyczącej powodów odrzucenia ich kandydatury. Dlaczego?
Informacja zwrotna w rekrutacji — szczegół o wielkim znaczeniu
Często realizując kolejne projekty rekrutacyjne, zastanawiam się, czy nic mi nie umknęło, czy zrealizowałam wszystkie zadania. Wiele aplikacji oraz przeprowadzanie kilku procesów rekrutacyjnych jednocześnie może wpływać negatywnie na jakość rekrutacji lub co gorsze – jakość relacji między rekrutującym a potencjalnym pracownikiem. Chcąc tego uniknąć, przywiązujemy dużą uwagę do prawidłowej realizacji każdego etapu. W dobie wysokiej świadomości kandydatów, dbałość o relacje na polu kandydat – rekruter jest niezwykle istotna, a jasna i szczera komunikacja staje się gwarancją sukcesu. Jednym z jej elementów jest udzielanie informacji zwrotnej, dlatego dziś o dobrej (i koniecznej) praktyce prawidłowo przeprowadzonej rekrutacji.
Dwie strony medalu
Zastanówmy się, jaki może być powód braku informacji zwrotnej po rozmowie kwalifikacyjnej? Otóż może to wynikać z kilku kwestii. Efektywna rekrutacja i selekcja pracowników to jedno z największych wyzwań, z jakimi na co dzień zmagają się pracownicy działów HR. Przekazanie profesjonalnej i kompleksowej informacji zwrotnej wymaga stworzenia takiej przestrzeni dla kandydata, aby mógł odnieść się do padających informacji czy opinii. Zazwyczaj w praktyce oznacza to dużą inwestycję czasową, na którą trudno sobie pozwolić, biorąc pod uwagę zarówno ilość procesów rekrutacyjnych, jak i kandydatów w nie włączonych.
Opinia kandydatów, starających się o etat, zależy zatem od tego, jak zostali potraktowani. I w tym przypadku bywa różnie. Łatwiej dyplomatycznie powiedzieć: „bardzo doceniamy Pana kompetencje, niemniej zdecydowaliśmy się wybrać kandydata, który ma większe doświadczenie” niż „niestety, brakuje Panu determinacji i nastawienia na osiągnięcie celu”, ponieważ negatywny komunikat z założenia spotka się z oporem kandydata i próbą podjęcia dyskusji. Z perspektywy pracodawcy celem jest zakomunikowanie decyzji podjętej na podstawie wcześniejszych rozmów i spotkań, a nie otwieranie dyskusji i przekonywanie go co do jego słabych stron.
Wydaje się zatem, że czas odgrywa rolę kluczową również dla kandydatów. Brak kontaktu ze strony rekrutera może wywołać złość i frustrację. Sporo osób przyznaje, że czekając na wyniki rekrutacji, spowalnia bądź przerywa dalsze poszukiwania pracy. W efekcie tracą swój czas, a nie wiedzieć czemu – nie otrzymują w zamian propozycji, o którą się starali.
O tym, jak ważną rolę w strategii firmy odgrywa budowanie wizerunku marki, nie trzeba przekonywać. Mocne marki przyciągają talenty i wykwalifikowanych specjalistów. Rekomendacje, to tanie i skuteczne narzędzie pozwalające zbudować lub nierzadko zaprzepaścić szansę wyróżnienia się na tle konkurencji.
Mechanizm ludzkiej pamięci jest tak skonstruowany, że lepiej pamiętamy negatywne doświadczenia. W związku z tym osoba szukająca pracy bardziej zapamięta tę firmę, która nie dała jej znać po rozmowie. W efekcie cierpi na tym wizerunek firmy i marki.
Pozostawienie kandydata bez słowa, wpływa po części na jego samoocenę i przekonania dotyczące swoich kompetencji oraz umiejętności. Nie bez powodu mówi się, że „lepsza zła informacja niż jej brak”, ponieważ udzielenie konstruktywnej opinii pozwala zneutralizować negatywne doświadczenia kandydata, a szczere uwagi mogą stać się polem do dalszej pracy nad sobą.
Opinia zwrotna w rekrutacji — zasady jej udzielania
Udzielanie źle sformułowanej lub nieprzemyślanej informacji zwrotnej może wywołać więcej frustracji, niż stanowić dla kandydata realny materiał do pracy. Dlatego by osiągnąć zamierzony cel, opinia taka powinna być:
- Konstruktywna i pozytywna – powinna zawierać zarówno informacje o mocnych stronach, a jednocześnie uwzględniać opinie na temat obszarów, nad którymi warto popracować;
- Szczera i konkretna — należy zachować empatię i szacunek wobec odczuć kandydata, który może przeżywać brak zatrudnienia jako porażkę;
- Bazująca na faktach — odnosimy się do zachowania osoby, a nie mówimy o osobie. Na przykład mówimy: „podczas naszej rozmowy mówiłeś chaotycznie, było mi trudno zrozumieć temat, który przedstawiałeś”, a nie „jesteś chaotyczny, nie umiesz się komunikować”;
- Indywidualna — uwzględniająca wiek rozmówcy, język, jakim się posługuje oraz sytuację, w której się znajduje.
Kandydat zignorowany — kandydat stracony
Patrząc z perspektywy interesów pracodawcy, udzielenie rzetelnej informacji zwrotnej wszystkim kandydatom jest procesem bardzo czasochłonnym i paradoksalnie dość ryzykownym. Mimo to warto wliczać go do etapów rekrutacji.
Udzielanie informacji zwrotnej wszystkim kandydatom, również tym, którzy nie przeszli kolejnych etapów rekrutacji, nie jest jeszcze działaniem standardowym. Zajęci nowozatrudnionymi pracownikami, w ferworze obowiązków, nie znajdujemy czasu na kontakt z pozostałymi osobami. Czasem obawiamy się, że taki feedback zostanie potraktowany jako atak personalny, a często po prostu nie wiemy, jak i o czym dokładnie rozmawiać z kandydatem odrzuconym. Dlatego też dość często po prostu milczymy. Nie milczą jednak kandydaci, którzy pozostawieni bez informacji, czują się sfrustrowani i rozczarowani, a swoimi emocjami dzielą się z otoczeniem, dlatego warto podjąć wysiłek uzasadnienia słowa „Nie”, które kierujemy do starających się o pracę w naszej firmie. Skorzystają na tym wszyscy – zarówno kandydaci, jak i pracodawca.
